Οι επιχειρήσεις είναι σήμερα αντιμέτωπες με ένα δυσχερές οικονομικό περιβάλλον που χαρακτηρίζεται από αυξημένα κόστη σε σχεδόν όλους τους τομείς. Η τιμή της ενέργειας παραμένει ασταθής, τα έξοδα μεταφορών και logistics αυξάνονται συνεχώς, ενώ το κόστος των πρώτων υλών έχει κι αυτό εκτοξευθεί τα τελευταία χρόνια. Γεωπολιτικές εντάσεις, πληθωριστικές πιέσεις και διαταραχές στην εφοδιαστική αλυσίδα είναι οι κύριοι παράγοντες πίσω από τη σημερινή κατάσταση, που συμπιέζει τα περιθώρια κέρδους και μειώνει την ευελιξία των επιχειρήσεων.
Εν μέσω αυτής της γενικευμένης αβεβαιότητας, ο περιορισμός του κόστους είναι επιτακτική ανάγκη. Ένας τομέας που μπορεί να βοηθήσει σημαντικά και συχνά παραβλέπεται είναι οι προμήθειες. Για πολλούς θεωρείται απλά μία διεκπεραιωτική διαδικασία η οποία, από τη στιγμή που λειτουργεί, δεν υπάρχει λόγος να αλλάξει. Το τμήμα προμηθειών, όμως, διαχειρίζεται ένα μεγάλο μερίδιο του κεφαλαίου της επιχείρησης. Άρα ο εξορθολογισμός του μπορεί να βοηθήσει σημαντικά στην αντιστάθμιση του αυξημένου λειτουργικού κόστους.
Οι περιορισμοί των δοκιμασμένων διαδικασιών
Στην εποχή του ταχύτατου ψηφιακού μετασχηματισμού, οι δοκιμασμένες λύσεις είναι στην πραγματικότητα παρωχημένες. Η εξάρτηση από χειροκίνητες διαδικασίες δημιουργεί μία σειρά από προβλήματα που εμποδίζουν την επιχείρηση να λειτουργήσει αποδοτικά. Όταν, για παράδειγμα, οι προμήθειες παρακολουθούνται μέσω υπολογιστικών φύλλων, email, και προσωπικών μηνυμάτων, δεν υπάρχει μία ενοποιημένη εικόνα για όλους.
Η έλλειψη διαφάνειας οδηγεί σε σημαντικές αναποτελεσματικότητες. Ο εντοπισμός λαθών είναι δυσκολότερος, ο καθορισμός της στρατηγικής βασίζεται σε ελλιπή ή μη επίκαιρα στοιχεία, η αξιολόγηση των προμηθευτών δεν είναι εφικτή, τα λάθη αυξάνονται, και σπαταλούνται πολλές εργατοώρες αδικαιολόγητα. Όλα τα παραπάνω κοστίζουν σε χρόνο και χρήματα, γεγονός που μεταφράζεται σε μείωση της ανταγωνιστικότητας εν μέσω μίας αγοράς που είναι ανταγωνιστικότερη από ποτέ.
Ψηφιακές προμήθειες: Η «ασπίδα» απέναντι στα υψηλά κόστη
Τη λύση στις προκλήσεις του σήμερα έρχεται να δώσει η ψηφιοποίηση των προμηθειών. Επιλέγοντας ένα σύγχρονο λογισμικό e-procurement, μία επιχείρηση αποκτά ένα ισχυρό εργαλείο αντιμετώπισης του αυξανόμενου κόστους καθώς οργανώνει και αυτοματοποιεί διαδικασίες, ενώ μπορεί να προβλέψει καλύτερα τις αναδυόμενες τάσεις.
Ένα από τα βασικότερα οφέλη της μετάβασης σε ψηφιακές προμήθειες είναι η αύξηση της διαφάνειας. Τα δεδομένα συγκεντρώνονται σε ένα κεντρικό σύστημα που επιτρέπει την οπτικοποίησή τους. Οπότε μία επιχείρηση μπορεί να παρακολουθήσει με ακρίβεια τις κινήσεις του κεφαλαίου της και να λάβει τεκμηριωμένες αποφάσεις βάσει σωστών δεδομένων. Η αυξημένη διαφάνεια επιτρέπει επίσης την καλύτερη διαχείριση των σχέσεων με τους προμηθευτές. Η αξιολόγηση της απόδοσής τους γίνεται ευκολότερη όταν υπάρχει άμεση πρόσβαση σε όλα τα απαραίτητα στοιχεία, γεγονός που με τη σειρά του αυξάνει τη διαπραγματευτική ικανότητα. Η σύναψη πιο ευνοϊκών συμφωνιών θα φέρει, με έναν ακόμα τρόπο, τη μείωση του κόστους.
Παράλληλα, μία επιχείρηση μπορεί να αυτοματοποιήσει πολλές από τις διαδικασίες του τμήματος προμηθειών, μειώνοντας την πιθανότητα λάθους και τα περιττά έξοδα που μπορεί να προκύψουν από αυτά. Τέλος, ένα ολοκληρωμένο σύστημα ψηφιακών προμηθειών βοηθά την επιχείρηση να προβλέψει καλύτερα τη ζήτηση. Έτσι μειώνεται το ρίσκο των επενδύσεων και αυξάνεται η ανθεκτικότητα καθώς μία επιχείρηση μπορεί να αντιδράσει έγκαιρα στις διακυμάνσεις της αγοράς.
SOFTONE cosmoONE: Ο σύμμαχος στην ψηφιοποίηση των προμηθειών
Η αναβάθμιση του τμήματος προμηθειών από απλή, καθημερινή διαδικασία σε σημαντικό μοχλό ανάπτυξης της λειτουργίας της επιχείρησης, δημιουργεί ισχυρό ανταγωνιστικό πλεονέκτημα για κάθε οργανισμό. Δεν είναι τυχαίο ότι η μετάβαση στο e-procurement αποτελεί σήμερα μια παγκόσμια τάση. Σε αυτό το περιβάλλον, η SOFTONE cosmoONE με περισσότερα από 24 χρόνια εμπειρίας στις ψηφιακές προμήθειες, προσφέρει μια ολοκληρωμένη σουίτα λύσεων ψηφιακών προμηθειών που καλύπτει ολόκληρο τον κύκλο: από την υποβολή αιτημάτων και την αξιολόγηση προμηθευτών έως τις ηλεκτρονικές δημοπρασίες και τη διαχείριση συμβάσεων ως end-to-end διαδικασία.
Οι λύσεις ψηφιακών προμηθειών της SOFTONE cosmoONE συνδυάζουν αυτοματοποίηση με προηγμένα εργαλεία ανάλυσης και reporting, εξασφαλίζοντας διαφάνεια, μετρήσιμα αποτελέσματα και ουσιαστική μείωση κόστους. Η SOFTONE cosmoONE δίνει στις επιχειρήσεις τα εργαλεία να μειώσουν το κόστος και να αυξήσουν την αποτελεσματικότητά τους.
Με πελατολόγιο που εκτείνεται σε τηλεπικοινωνίες, τράπεζες, ασφαλιστικές εταιρείες, βιομηχανία, εμπόριο και δημόσιους φορείς, η SOFTONE cosmoONE αποδεικνύει στην πράξη ότι οι προμήθειες μπορούν να μετατραπούν από απλό κέντρο κόστους σε καταλύτη αποδοτικότητας, ευελιξίας και ανθεκτικότητας σε μια απαιτητική αγορά, καθιστώντας το digital procurement την πιο ουσιαστική απάντηση των επιχειρήσεων στην εκτίναξη κόστους.
Μάθετε περισσότερα για τις λύσεις της SOFTONE cosmoONE, μέλος του Ομίλου Ολύμπια εδώ.
